San José, 29 de febrero de 2016
Oficio N° DJ-AJ-455-2016

Licenciada
Silvia Navarro Romanini
SECRETARIA GENERAL DE LA CORTE
Su Despacho

Estimada señora:
	
	En atención a su oficio No. 870-16 del 27 de enero del año en curso, mediante el cual traslada a esta Dirección la solicitud del informe requerido por el Consejo Superior mediante acuerdo tomado en sesión número 2-16 del 7 de enero del año en curso, artículo LXIX, en relación a las objeciones planteadas por juezas y jueces del Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial de San José, en virtud de la implantación del Escritorio Virtual en ese despacho, se remite el siguiente informe.

I.- Antecedentes:

	1.- El Consejo Superior, en sesión No. 100-15 celebrada el 12 de noviembre de 2015 , artículo LXXVII, aprobó el Plan de Implantación de Escritorio Virtual en el Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial de San José, elaborado por la Dirección de Tecnología de la Información mediante oficio No. DTI-2777-2015, el cual entre otras cosas, definió la necesidad de dotar al despacho con certificados digitales para que el personal juzgador pueda suscribir sus resoluciones mediante firma digital.

	2.- Mediante correo electrónico del 15 de diciembre de 2015, un grupo de jueces y juezas del Tribunal Contencioso Administrativo remitieron al Consejo Superior sus objeciones y descargo de responsabilidad, por contar con la firma holográfica como único medio de identificación para firmar las resoluciones de ese despacho, ya que a su criterio tal firma carece de efectos a lo externo del Poder Judicial, por lo que solicitan que se les provea la herramienta técnica necesaria para el desempeño de la función jurisdiccional.

	3.- Por lo anterior, el Consejo Superior solicitó a esta Dirección analizar las objeciones así planteadas y elaborar las recomendaciones pertinentes.

II.- Normativa Aplicable:

	1.- El uso tanto de la firma digital como de la holográfica por parte de los despachos que utilizan expedientes electrónicos, así como la validez de tales firmas, están contempladas en el artículo 2 del "Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial", aprobado por Corte Plena en sesión No. 22-13, celebrada el 20 de mayo de 2013, artículo XXXI, el cual señala:
"Artículo 2 Firmas de documentos electrónicos. Para que una pieza procesal sea válida, para los efectos procesales, requiere una firma digital, electrónica y holográfica consistente en la identificación inequívoca del suscriptor y puede darse en las siguientes formas: 
a) Firma digital basada en un certificado digital emitido por Autoridad Certificadora acreditada. 
b) Firma electrónica mediante registro como persona usuaria en el Poder Judicial. 
c) Firma holográfica mediante dispositivo o capturador de firmas utilizado por despachos y fiscalías electrónicas. 
Todos los actos procesales del proceso electrónico serán firmados conforme a lo dispuesto en este artículo." 

	2.- Por su parte, la validez de los actos administrativos internos, se regula en los numerales 122 y 123 de la Ley General de la Administración Pública, al establecer:
"Artículo 122.-
1. Los actos internos carecerán de valor ante el ordenamiento general del Estado en perjuicio del particular, pero no en su beneficio.
2. En este último caso el particular que los invoque deberá aceptarlos en su totalidad. 
3. La violación de los reglamentos internos en perjuicio del particular causará la invalidez del acto y eventualmente la responsabilidad del Estado y del servidor público, en los términos de esta ley."

"Artículo 123.-
1. Tendrán relevancia externa ante los administrados y los tribunales comunes, no obstante lo dicho en el artículo anterior, los actos internos que estén regulados por ley, reglamento u otra norma cualquiera del Estado. 
2. Tendrán igual relevancia externa para los servidores de la Administración los actos internos de ésta que afecten sus derechos en las relaciones de servicio entre ambos."

	3.- Para el presente asunto interesa también tener en cuenta la potestad que otorga nuestro ordenamiento jurídico a la Corte Suprema de Justicia para regular todo lo concerniente al uso, validez, eficacia y seguridad de medios electrónicos en el quehacer judicial, por lo que se recuerda en lo conducente, lo establecido en el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial:
ARTICULO 6 bis.- Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías, destinados a la tramitación judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.
[...] Cuando un juez utilice los medios indicados en el primer párrafo de este artículo, para consignar sus actos o resoluciones, los medios de protección del sistema resultan suficientes para acreditar la autenticidad, aunque no se impriman en papel ni sean firmados.
[...] La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para normar el envío, recepción, trámite y almacenamiento de los citados medios; para garantizar su seguridad y conservación; así como para determinar el acceso del público a la información contenida en las bases de datos, conforme a la ley."

	4.- Lo anterior se complementa con la potestad que otorga la Ley Orgánica del Poder Judicial a la Corte Suprema de Justicia, para emitir los reglamentos internos que estime necesarios, toda vez que el artículo 59 inciso 7) ibídem establece:
"ARTICULO 59.- Corresponde a la Corte Suprema de Justicia: [...]
7.- Promulgar, por iniciativa propia o a propuesta del Consejo Superior del Poder Judicial, los reglamentos internos de orden y servicio que estime pertinentes."

III.- Criterio Legal:

A partir de la normativa de anteriores citas, se desprende que -en tesis de principio- los actos internos de la Administración Pública, carecen de valor en perjuicio de los particulares; sin embargo, el artículo 123 de la Ley General de la Administración Pública, establece una excepción al respecto, al indicar que sí tendrán relevancia tales actos siempre y cuando estén regulados por ley, reglamento o cualquier otra norma.

En este caso en particular, se valora la validez o no de las resoluciones que firme el personal juzgador del Tribunal Contencioso Administrativo mediante firmas holográficas, ya que a criterio de ellas y ellos, tales firmas no son medios autorizados por el ordenamiento jurídico, por lo que las resoluciones que estén así suscritas carecerían de una verdadera rúbrica, y manifiestan que el Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico carece de efectos a lo externo del Poder Judicial, salvo algunas excepciones.

Al respecto, estima esta Dirección que el referido reglamento se ampara no sólo en la facultad concedida a Corte Plena para aprobar los reglamentos internos que permitan organizar las funciones de la Institución, sino que además responde a la aplicación de lo preceptuado en el artículo 6 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, en el tanto materializa la obligación de regular el uso de las tecnologías en la tramitación de las causas sometidas a conocimiento de diferentes despachos jurisdiccionales.

Por su parte, el hecho de que se haya regulado mediante un reglamento aprobado por Corte Plena tanto el uso de expedientes electrónicos, como los medios de seguridad que ameritan éstos (a través de firmas electrónicas, digitales y holográficas, entre otros mecanismos), es lo que le otorga validez ante las personas particulares, porque tal como quedó dicho, en el artículo 123 de la Ley General de la Administración Pública se establece que los actos internos regulados por reglamento u otra norma tendrán relevancia externa. De manera que aunque el Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial corresponde a una normativa interna de la Institución, al tratarse de un cuerpo de normas válidamente aprobado por el órgano competente para ello, resulta de aplicación también a lo externo. 

Ahora bien, no desconoce esta Dirección que el Plan de Implantación de Escritorio Virtual en el Tribunal Contencioso Administrativo, señaló la necesidad de adquirir certificados digitales, mismos que aún no se han facilitado conforme a lo indicado por el grupo de juezas y jueces que externaron su preocupación ante el Consejo Superior; sin embargo, se debe tener en cuenta que ya está en trámite su adquisición (mediante Compra Menor No. 2016CD-000004-ARIICSJCM) por lo que es de esperar que pronto se solvente ese requerimiento técnico; y en todo caso, la falta de esa tecnología no impide seguir utilizando la firma holográfica de la cual se dispone en este momento, puesto que conforme a lo indicado supra, ésta también resulta un medio válido para suscribir las resoluciones que emita el referido Tribunal. 
 
IV.- Conclusiones:

A partir de la normativa y consideraciones expuestas anteriormente, estima esta Dirección que:

1.- Tratándose de expedientes electrónicos, resultan válidas tanto las firmas digitales, como las electrónicas o las holográficas, pudiendo utilizarse cualquiera de ellas a la hora de firmar las resoluciones que emanen de los despachos que utilicen Escritorio Virtual, porque corresponden a medios autorizados jurídicamente para alcanzar los mismos efectos de una firma manuscrita.

2.- El artículo 123 de la Ley General de la Administración Pública, otorga validez ante terceros a aquellos actos internos que estén regulados mediante reglamento, de manera que las disposiciones contenidas en el Reglamento sobre Expediente Judicial Electrónico ante el Poder Judicial, alcanzan tanto al personal judicial como a la población usuaria.

3.- Hasta tanto el Tribunal Contencioso Administrativo no cuente con los certificados digitales que permitan el uso de la firma digital en los expedientes electrónicos, se puede seguir utilizando la firma holográfica, en el entendido de que surtirá los mismos efectos jurídicos y respaldarán la autenticidad, integridad y seguridad de la resolución respectiva, además de constituirse en un medio idóneo para vincular cualquier resolución con el juez o jueza correspondiente.

	Atentamente,

Elaborado por: 
Lic. Juan Carlos Orozco Quirós
Asesor Jurídico

Licda. Silvia E. Calvo Solano			        Licda Karol Monge Molina 
Coordinadora a.i. Área Análisis Jurídico	        Subdirectora Jurídica

Criterio:143-2016
c: Ref: 144-16.- 
jucar.-
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