San José, 6 de mayo de 2016
                                                                                     Oficio N°-DJ-AJ-1145-2016

Señora
Licenciada Silvia Navarro Romanini
Secretaria General de la Corte
S.  O.

Estimada señora:
	
	En atención a su oficio No. 2624-16 del 8 de marzo del año en curso, suscrito por la señora Catalina Conejo Valverde, Prosecretaria general,  mediante el cual se solicita a esta Dirección analizar si es legalmente posible exigir como parte de los requisitos que se establecen dentro de los concursos de selección de personal, que las personas cuenten con su propia firma digital; se remite el siguiente informe.

I.- Antecedentes:

	1.- En sesión del Consejo Superior número 16-16 celebrada el 18 de febrero último, artículo LXXXVIII, se conoció el oficio de la Dirección de Tecnología de la Información No. 312-DTI-2016 del 8 de febrero de 2016, en el que se plantearon algunas recomendaciones para el uso de firma digital en el Tribunal Contencioso Administrativo y sus costos asociados; y entre ellas se solicitó valorar la posibilidad de incorporar como un requisito para el desempeño de determinados puestos, que cada persona tenga su propia firma digital, esto por cuanto estima esa Dirección que se trata de un instrumento personal que no es sólo de utilidad para la tramitación de expedientes judiciales.

	2.- En virtud del anterior planteamiento, el Consejo Superior acordó solicitar a esta Dirección que se analizara si desde el punto de vista legal, es posible exigir en los concursos para puestos de jueces, el uso de la firma digital.

II.- Normativa Aplicable:

	1.- La necesidad de cumplir determinados requisitos para aspirar a todo tipo de plazas dentro del Poder Judicial, se incluye en el artículo 18 inciso c) de la Ley No. 5155 "Estatuto de Servicio Judicial", al establecer que "Para ingresar al Servicio Judicial se requiere: [...] c) Llenar los requisitos que establezca el Manual de Clasificación, para la clase de puesto de que se trate."

	2.- Por su parte, el referido Manual de Clasificación debe ser elaborado por la Dirección de Gestión Humana, tal como lo señala el artículo 14 de este mismo cuerpo de normas: 
"Artículo 14.- El Departamento de Personal elaborará y mantendrá al día un Manual de Clasificación de Puestos, que contendrá una descripción completa y sucinta, hecha a base de investigación por el mismo Departamento, de las atribuciones, deberes y requisitos mínimos de cada clase de puestos a que se refiere esta ley, con el fin de que sirva como norma para la preparación de pruebas y determinación de salarios."

	3.- En similar sentido, el artículo 2 del Reglamento Interno del Sistema de Carrera Judicial, establece que la Dirección de Gestión Humana es la competente para realizar las tareas necesarias para el desarrollo de los respectivos concursos:
"Artículo 2° - El Consejo [de la Judicatura] tendrá como apoyo administrativo al Departamento de Personal, el cual será el encargado de realizar las tareas necesarias en la práctica de los respectivos concursos y todas las labores administrativas que sean necesarias, de acuerdo con las directrices generales e instrucciones particulares que emanen del Consejo."

	4.- Según lo regulado en el numeral 2 de la Ley de Salarios del Poder Judicial (ley No. 2422), el Manual de Clasificación de Puestos debe ser a su vez aprobado por Corte Plena, ya que la norma de comentario señala:
"Artículo 2º.- Por Manual Descriptivo de Clases se entiende el conjunto de especificaciones en que se establecen los deberes y atribuciones de los diferentes cargos del Poder Judicial y los requisitos exigibles para quienes los desempeñen.
El Manual será elaborado por el órgano técnico correspondiente de la Corte Suprema de Justicia, aprobado por acuerdo de Corte Plena, teniendo en cuenta, en lo aplicable, las disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Judicial y del Estatuto de Servicio Judicial. Las modificaciones que se hagan al Manual también deberán ser aprobadas por la Corte Plena."

	5.- Propiamente en cuanto al tema de Carrera Judicial, el artículo 66 del Estatuto de Servicio Judicial establece que mediante ella se regulará (entre otras cosas) el ingreso de las y los funcionarios que administren justicia: 
"Artículo 66.- Habrá una carrera dentro del Poder Judicial, denominada "Carrera Judicial", con el propósito de lograr la idoneidad y el perfeccionamiento en la administración de justicia.
La carrera judicial tendrá como finalidad regular, por medio de concurso de antecedentes y de oposición, el ingreso, los traslados y los ascensos de los funcionarios que administren justicia, con excepción de los Magistrados, desde los cargos de menor rango hasta los de más alta jerarquía dentro del Poder Judicial.
Serán funcionarios de carrera aquellos que se incorporen a ella de acuerdo con lo dispuesto, al efecto, en este Capítulo. Los demás, designados en propiedad por el plazo señalado en la ley, serán funcionarios de servicio."

	6.- Por su parte, la posibilidad legal de que todo patrono solicite a sus empleados la utilización de herramientas o instrumentos propios en el desempeño de sus funciones, viene dada a partir de la excepción que señala el artículo 69 inciso d. del Código de Trabajo, el cual resulta de aplicación para el Poder Judicial dado que el numeral 83 del Estatuto de Servicio Judicial, establece que lo no previsto en dicha Ley se resolverá (entre otros) por lo establecido en el referido Código:
"ARTICULO 69.- Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos:
[...] d. Dar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerles tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aquéllos no usen herramienta propia;" (lo subrayado no corresponde al original).

III.-  Criterio Legal:

El uso de una firma digital, constituye un instrumento que puede ser de utilidad laboral o de cualquier otra naturaleza, ya que una vez que se obtiene el dispositivo, éste es de carácter personal, dado que ostenta la misma relevancia jurídica de una firma manuscrita, y por tanto su propietario o propietaria puede emplearlo para todo tipo de usos dentro o fuera del trabajo, de manera que no es posible circunscribir su utilización sólo para fines laborales; es decir, al ser la firma digital una alternativa adicional a la tradicional para firmar documentos (en este caso electrónicos), representa sólo un medio tecnológico para suscribir, y en ese tanto hay libertad para su empleo bajo responsabilidad de su propietario, tal como sucede con las firmas autógrafas. 

Es así como, en los casos en que el Poder Judicial ha costeado algunas firmas digitales para determinadas plazas, una vez que se entregan las mismas a su respectivo titular, éstas pueden hacer libre uso de esa firma, justamente porque su carácter personal no las limita al uso laboral, tal como sí sucede con otro tipo de bienes y suministros aportados por la oficina, que incluso pueden ser pasados de persona a persona, tal como sucede en caso de sustituciones o traslados.

De esta manera, se puede apreciar que la firma digital posee características particulares que la diferencian de otro tipo de instrumentos de trabajo, ya que independientemente de que la aporte la persona trabajadora o la parte patronal, es de uso personal, y estará en todo momento asociada a su titular, sin que los patronos puedan disponer de ella.

Por su parte, tal como se desprende de la normativa transcrita supra, el Código de Trabajo permite al empleador decidir si él mismo será quien suministre las "herramientas" para el trabajo, o si por el contrario, solicitará que su personal aporte las propias, de donde se sigue que existe autorización legal para que cada patrono defina cuáles instrumentos facilitará él y cuáles solicitará a su personal, ya que tal como lo indica el artículo 69 de ese cuerpo de normas, la obligación del empleador de brindar los materiales de trabajo existirá "...siempre que el patrono haya consentido en que aquéllos [las y los trabajadores] no usen herramienta propia..."

De esta manera, se trata de una decisión discrecional, y cualquier opción que se tome al respecto está amparada a nuestro ordenamiento, ya que tal como se indicó, es una decisión de quien contrata. Por tanto, el Poder Judicial bien podría definir si estima adecuado variar la política de comprar firmas digitales para jueces y juezas de determinadas materias, y en virtud de ello establecer como requisito para optar por nombramientos dentro de la judicatura, que se disponga de tal firma, entendiéndose además el compromiso de que durante todo el período del nombramiento se deberá disponer de ella, ya que su vigencia es de sólo dos años. 

En tal caso, y en cumplimiento de la organización y procedimiento que al respecto han definido las normas transcritas en las páginas que anteceden, se requerirá que la Dirección de Gestión Humana realice el estudio correspondiente que permita modificar el Manual de Clasificación Puestos, de conformidad con el artículo 14 del Estatuto de Servicio Judicial, y que remita el informe respectivo al Órgano Superior correspondiente para que se tome la decisión del caso. 

IV.- Conclusiones:

El marco normativo definido el Código de Trabajo –de aplicación supletoria en este caso-, propiamente en cuanto a las obligaciones de los patronos, concede la posibilidad de que éstos determinen si aportan ellos mismos las herramientas de trabajo, o si requieren que su personal cuente con algunas de ellas, razón por la cual es legalmente posible solicitar como requisito para aspirar a determinadas plazas de la judicatura, que se cuente con firma digital, lo cual deberá ser previamente incorporado al Manual de Clasificación de Puestos, ya que a tenor del artículo 18 inciso c) del Estatuto de Servicio Judicial, sólo se pueden exigir los requisitos que en tal Manual se definan. 

V.- Recomendaciones:

En caso de que se decida solicitar como requisito para nombramientos en determinadas plazas de la judicatura, que se cuente con firma digital, deberá la Dirección de Gestión Humana realizar los estudios a los que se refiere el artículo 14 del Estatuto de Servicio Judicial, y posteriormente remitir su informe al Órgano Superior correspondiente, a efecto de que se apruebe incorporar este nuevo requisito en futuros concursos. 
	
Atentamente,

Elaborado por: 
Lic. Juan Carlos Orozco Quirós
Asesor Jurídico

     Lic. Jorge Kepfer Chinchilla			        Licda Karol Monge Molina 
Coordinador Área Análisis Jurídico		           Subdirectora Jurídica a.i.
      
Ref: 344-16.- 
Criterio: 255-aj-16
jucar.-